Wat is een verzuimprotocol?

Een verzuimprotocol is een geheel van vastgelegde regels en afspraken tijdens ziekte en verzuim.

En wat zou er dan zoal in een verzuimprotocol moeten staan?
Over het algemeen zie je dat dit vaak beperkt blijft tot de regels omtrent het ziekmeldingsproces dus bijvoorbeeld: hoe meldt een werknemer zich ziek, op welk tijdstip, bij wie en de gegevens die wel of niet gedeeld moeten worden.

In onze wereld gaat een verzuimprotocol nog ietsje verder. Nee, het moet geen dagboek worden of een kopie van het Burgerlijk Wetboek. Het moet het verzuimprotocol worden van jouw organisatie.

Iedereen kent het wel: dat verzuimprotocol! Was dat hetzelfde als het verzuimbeleid of is dat weer wat anders?
Nee het verzuimbeleidsplan is wat anders dan een verzuimprotocol.

Rolverdeling

En dus zou een werknemer er iets in terug moeten vinden over de rolverdeling tijdens het ziekteproces. Met wie heeft hij allemaal te maken en wanneer? Belt hij dagelijks met zijn manager, of met de personeelsafdeling? En wanneer komt de bedrijfsarts om de hoek kijken en wie neemt er contact met hem op? Wat is de rol van de arbodienst?

Verantwoordelijkheid

En dan nog iets wat vaak vergeten wordt. Er wordt maar zelden gesproken over de rol van de werknemer in het ziekteproces. Ook hier geldt dat je natuurlijk niet een herhaling moet doen van de wettelijke verantwoordelijkheden van een werknemer, maar je kunt hem wel helpen door in het protocol te benoemen wat jij als werkgever van hem verwacht als het gaat om bijvoorbeeld bereikbaarheid, dagelijks contact, meewerken aan re-integratie.

Als je bovenstaande namelijk doet, wordt het nog makkelijker om bij het ontbreken van dat beschreven gedrag,  een sanctie te laten gelden. En natuurlijk horen deze sancties ook weer opgenomen te worden in je protocol.

Hoe werkt een verzuimprotocol?

Maar hoe werkt een verzuimprotocol dan eigenlijk? Het antwoord op die vraag is simpel: zorg ervoor dat iedereen het protocol begrijpt. Het gaat er niet alleen om dat er een protocol is en dat iedereen hem in een la heeft liggen, het gaat er om dat iedereen (manager en werknemer) begrijpt wat er qua proces moet gebeuren.

De enige manier om dat voor elkaar te krijgen gaat dus verder dan bijeenkomsten organiseren waar we werknemers gaan helpen zich “bewust te worden van het verzuimprotocol”. En dat geldt ook voor managers. Zij dienen het voortouw te nemen in het volgen van het proces. Dat begint al bij de ziekmelding en het vragen van de juiste informatie, de werknemer herinneren aan zijn verantwoordelijkheden en aan hoe het verloop van het proces eruit ziet.

Hoe pak je het aan?

Niet iedere aanvraag ziekteverlof is gelijk, niet iedere werknemer is gelijk en niet ieder verzuimgedrag is gelijk. En dat vraagt dus om maatwerk. Je kunt niet voor ieder poppetje apart een protocol starten. Maar je kunt wel zorgen dat werknemers met vergelijkbaar gedrag in groepen worden ingedeeld. Vervolgens kun je per groep bepalen hoe het verzuimprotocol eruit ziet. Hoe mogen deze mensen zich ziek melden, wanneer en waar? En hoe gaat de ontvanger van deze ziekmelding daar mee om? Wat zijn de vervolgstappen per groep?

Als je het op deze manier indeelt houdt je van begin af aan veel meer grip op je verzuimprotocol en daarmee ook op je verzuim.

En nu horen we je al denken: “Ja maar hoe vertel ik medewerkers dat ze in een bepaalde groep zijn ingedeeld? Mag dat eigenlijk wel?”

Ehh ja dat mag. En hoe vertel je dit aan medewerkers? Door verzuimgesprekken te voeren en ze aan te geven dat je op basis van hun verzuimgedrag bepaalt hebt dat je op een andere manier met hun ziekmelding omgaat. En niet om ze te plagen, maar juist te voorzien van de aandacht die ze nodig hebben.

Loading...
  • Nu een oplossing?

    Zonder aansluiting helpen wij je ook

    Los mijn dossier op

FFector Prepaid

Ben je al voorzien van een arbodienst en wil je toch graag een frisse blik en aanpak? Met de FFector Sneldiensten kun je zonder aansluiting gewoon genieten van New Skool HR.

  • Je kunt kiezen voor advies, begeleiding en bemiddeling in 1 voordeelbundel met een vaste prijs
  • Maatwerk en toch gelegenheid om flexibel effectieve ondersteuning in te zetten op (langlopende) verzuimdossiers.
  • Een troubleshoot abonnement waarmee we werkgevers ondersteunen bij complexe verzuimdossiers die directe ondersteuning vragen
  • Begeleiding van zieke ex-werknemers, ook nadat ze uit dienst zijn