Inmiddels noemen wij het “de stok achter de deur” die gebruikt wordt om mee te slaan. Al even geleden werden we gebeld met het verzoek om per direct de bedrijfsarts in te zetten. De zogenaamde spoedcontrole arbodienst.

De situatieschets

Er was sprake van spoed want de medewerker was niet op komen dagen. Uit het gesprek bleek dat de medewerker al enige tijd niet naar behoren functioneerde. Daarnaast is de druk op kantoor groot en is de medewerker onvervangbaar. Er werd dus ernstig getwijfeld aan de motivatie van de medewerker. In plaats van de medewerker daarop aan te spreken en het disfunctioneren ter sprake te brengen werd direct geschakeld met inzet van de bedrijfsarts.

Het is een klassiek voorbeeld van hoe werkgevers, in noodsituaties, met medewerkers omgaan. Waarom is het toch zo moeilijk om te schakelen voordat het irritatiepunt bereikt wordt en te voorkomen dat een simpele ziekmelding in een conflict eindigt?

In 80% van de gevallen komen we tegen dat een medewerker niet functioneert maar daar niet of onvoldoende op aangesproken wordt. Er zijn heel wat bedrijven waar werknemers werkzaam zijn niet of onvoldoende voldoen aan datgene wat het bedrijf graag ziet. En juist op de cruciale momenten dat het er echt toe doet, valt de medewerker uit en wordt die situatie aangegrepen om datgene bespreekbaar te maken wat al heel lang wringt. Maar niet zonder slag of stoot, want uiteraard moet er eerst een spoedcontrole arbodienst komen.

Ik besprak met deze klant de mogelijke situaties en effecten die zich zouden kunnen voordoen op basis van de inzet van de spoedcontrole arbodienst.

Scenario 1

De medewerker belt naar kantoor en meldt zich ziek. Zonder vragen of een goed telefonisch consult met de medewerker te hebben gevoerd, wordt de bedrijfsarts ingezet en nog dezelfde dag naar de medewerker toegestuurd. De medewerker, die lichtelijk overrompeld is door het bezoek, maakt gebruik van de gelegenheid om de druk en de stress die hij mede door het bezoek ervaart bespreekbaar te maken als ook wat andere dingen die hem eigenlijk al enige tijd bezig houden: spanningen van het werk en thuis. Het is duidelijk voor de bedrijfsarts: deze medewerker is overwerkt en heeft even tijd voor zichzelf nodig.

Zoals duidelijk wordt leidt de inzet van deze spoedcontrole arbodienst niet tot het juiste resultaat.

Scenario 2

De medewerker belt naar kantoor en meldt zich ziek. De manager geeft aan dat hij dit onacceptabel vindt en dat de bedrijfsarts snel mogelijk ingezet wordt: “want dit kan toch niet langer”. De bedrijfsarts verschijnt dezelfde dag of de dag daarna, en maakt gebruik van de gelegenheid om uitvoerig te luisteren naar het verhaal van de medewerker. Uit het verhaal blijkt dat er voldoende stress is en er eigenlijk sprake is van een conflictsituatie. Conclusie van de bedrijfsarts is: Medewerker en werkgever hebben ruimte nodig om af te koelen om vervolgens een goed gesprek te voeren.

Ook in dit geval bereikt de werkgever niet het beoogde doel.

Meng nooit twee doelen

Gebruik nooit de ene situatie om de andere situatie op te lossen.

Wat is nu eigenlijk het doel van de werkgever? Wil je iets bespreekbaar maken? Wil je echt weten of de medewerker ziek is? Of wil je gewoon het gesprek aan over de irritatie die al even bestaat? En hoe pak je een dergelijke gesprek dan aan?

Onderstaand vier tips hoe je een confrontatiegesprek goed kan laten verlopen:

4 tips om het gesprek weer op gang te brengen

Tip 1

Als een medewerker zich ziek meldt en je hebt twijfels over de ziekmelding geef dan aan dat je de ziekmelding nog niet accepteert, graag in gesprek gaat en de medewerker op kantoor uitnodigt. Geef aan dat de medewerker na het gesprek de mogelijkheid heeft direct weer naar huis te gaan. Iedere medewerker, ziek of niet, moet gehoor geven aan een oproep van de werkgever om naar kantoor te komen. Uiteraard is hier een uitzondering op als een medewerker bijvoorbeeld op de intensive care ligt. Dit gesprek kun je gebruiken om te achterhalen of er meer speelt dan de ziekmelding.

Als een gevoel van wantrouwen je overvalt tijdens de ziekmelding is dat jouw belangrijkste signaal om na de hersteldmelding het gesprek met de medewerker te voeren over waar je twijfels liggen. Maak inzichtelijk wat het exact is dat je van de werknemer wilt weten.

Tip 2

Laat een derde nooit het klusje voor je opknappen. Wat met een spoedcontrole vaak in de hand wordt gewerkt is dat een medewerker in vertrouwen vertelt wat werkelijk dwarszit. Deze persoon, vaak de bedrijfsarts, is niet in de gelegenheid jou op de hoogte te brengen van de inhoud van dat gesprek. Met de bedrijfsarts in contact betekent dat jij in principe niet kunt waarnemen waar de schoen nu echt wringt. Je geeft gelegenheid dat iemand anders hoort waar het probleem ligt. Jij blijft vervolgens gissen naar wat er speelt en met name hoe je daarop kunt gaan inspelen. Dit is het meest onverstandige moment om een derde toe te laten in de relatie die onder spanning staat.

Tip 3

Als je na het herstel van de medewerker een gesprek gevoerd hebt of een gesprek gaat voeren, maak dan afspraken over wat je van de werknemer verwacht als hij zich ziek meldt en ook hoe je met de volgende ziekmeldingen omgaat. Het is een goed moment de verzuimdrempel te verhogen en daarmee te voorkomen dat de medewerkers zich zomaar ziek. Een manier om de verzuimdrempel te verhogen is door de manier waarop iemand zich ziek kan melden aan te passen. Chat, sms, en e-mail zijn mogelijk niet de beste vormen van ziekmelden als je iemand niet vertrouwd.

Tip 4

Als je heldere afspraken hebt gemaakt en inzichtelijk hebt waar jullie je de komende tijd op gaan richten, is dit het moment om te beginnen met dossieropbouw. Leg de gespreksverslagen vast, leg de voortgang van de ontwikkeling vast en maken doelgerichte en meetbare afspraken waarop je kunt evalueren. Zorg voor heldere evaluatiemomenten die van tevoren zijn gepland.

Loading...
  • Nu een oplossing?

    Zonder aansluiting helpen wij je ook

    Los mijn dossier op

FFector Prepaid

Ben je al voorzien van een arbodienst en wil je toch graag een frisse blik en aanpak? Met de FFector Sneldiensten kun je zonder aansluiting gewoon genieten van New Skool HR.

  • Je kunt kiezen voor advies, begeleiding en bemiddeling in 1 voordeelbundel met een vaste prijs
  • Maatwerk en toch gelegenheid om flexibel effectieve ondersteuning in te zetten op (langlopende) verzuimdossiers.
  • Een troubleshoot abonnement waarmee we werkgevers ondersteunen bij complexe verzuimdossiers die directe ondersteuning vragen
  • Begeleiding van zieke ex-werknemers, ook nadat ze uit dienst zijn