In de afgelopen twee maanden hebben we de nodige aanvraagformulieren c.q. adviesformulieren voor bedrijfsartsconsults, 1e jaarsevaluaties, deskundigenoordelen, etcetera voorbij hebben zien komen. En eigenlijk kunnen we maar tot 1 conclusie komen: De opzet van deze formulieren c.q. adviezen maken regie op verzuim alles behalve makkelijk.

Dit is onze top van ergernissen over de formulieren die zowel het UWV als bijna iedere arbodienst gebruiken voor het aanvragen van bedrijfsartsconsults

  1. Veel herhaling
  2. Onnodige gegevens
  3. Verwarrende vraagstelling die vaak leidt tot nog onbegrijpelijkere cryptische antwoorden
  4. Onaantrekkelijke vormgeving van de formulieren
  5. Onduidelijkheid door gebruik van zowel combinatiedocumenten en losse documenten (aanvraag consult en advies in 1 of los van elkaar)

Reden voor ons om nu eens te onderzoeken waar dit door komt, waar veranderingsmogelijkheden zitten en hoe die eruit zouden moeten zien.

Vraag is dus: hoe kan dit aantrekkelijker, handiger en bovenal behulpzamer voor de HR-uitvoerder?
Wij onderzochten waar dit door komt, waar veranderingsmogelijkheden zitten en hoe die eruit zouden moeten zien.

Het probleem

De regie pakken in een re-integratietraject van iemand die een ernstige en/of langdurige ziekte heeft, is voor veel HR uitvoerders al een uitdaging op zich. In een drukke, snel bewegende omgeving, is weten met wie je bezig bent, wat de huidige situatie is en wat er aan mogelijkheden zijn, van cruciaal belang. Daarom zou het advies zo eenvoudig en stressvrij mogelijk moeten zijn.
Maar dat is het niet.

Bekijk je laatste aanvraagformulier of advies eens. Wat jij wilt weten is:

  • Over welke werknemer de inhoud van dit formulier gaat;
  • Wat de situatie is
  • En wat de adviezen zijn om jou de juiste richting in te helpen.

Het formulier zou dus niet alleen een aanvraagformulier of weergave van advies moeten zijn, maar een informatieformulier. Vaak is dat nou precies wat het niet is.

Waar je naar kijkt is veelal een ongeordende verzameling van gegevens van bedrijven en werknemers die niet relevant zijn, vraagstellingen die niet van toepassing zijn op jouw situatie en onduidelijke cryptische adviezen waarmee je geen steek verder komt.

Huidige opzet

Stel je voor: Je hebt net een goed gesprek gehad met de werknemer en hebt de neuzen dezelfde kant op. Je pakt tijdens dat gesprek het advies van de bedrijfsarts erbij.  En wat gebeurt er?

  • Je moet het hele document doorlezen om terug te halen wat de bedrijfsarts ook al weer gezegd had.
  • Onder een van de voorbedrukte vragen stond het antwoord waar jij op wilt voortborduren. Maar waar?
  • Het frustrerende is, omdat de tekst vaak door elkaar loopt
  • Er antwoord gegeven wordt op vragen die niet direct van toepassing zijn op de situatie
  • Jij steeds weer nieuwe dingen tegenkomt in de tekst, die niet helemaal kloppen of die je verkeerd interpreteert
  • Het document eigenlijk vrij weinig waarde heeft voor het gesprek dat je nu met de werknemer voert.

Toch is dit advies van cruciaal belang om het vervolgtraject goed in te zetten.

Adviezen horen overzichtelijk en duidelijk te zijn, zodat je exact weet waar het staat en wat de strekking van het advies is, afgestemd op jouw behoefte. De huidige vormen van deze advies- en aanvraagformulieren maken dat moeilijk.

Je bent druk, begint je langzaam onzeker te voelen en je bent niet zeker van het pad dat je dacht uitgestippeld te hebben om dit traject in juiste banen te leiden. Zou zo een cruciaal en belangrijk document niet veel simpeler opgezet kunnen worden?

Drie hoofdgebruikers

Je zou kunnen stellen dat het document door drie verschillende gebuikers wordt ingezet:

  • werkgever (casemanager, HR adviseur, lijnmanager)
  • arbodienst (bedrijfsarts)
  • werknemer

Het advies van de bedrijfsarts is een cruciaal element in de opbouw van een verzuimtraject. Het document met het advies wordt gebruikt door werkgever en haar HR leveranciers om ervoor te zorgen dat het traject van ziekte naar herstel zo soepel mogelijk verloopt. Dit document bevat belangrijke informatie waarmee alle partijen wettelijk gezien goed beslagen ten ijs kunnen komen.

Het alternatief moet dus rekening houden met de manier waarop deze gebruikers dit document gebruiken en lezen.
Wij zijn niet zo van het accepteren dat het nou eenmaal zo werkt maar zijn meer van de “what if…” vragen stellen. Dus:

Wat als…?

  • Wat als de belangrijkste informatie toegankelijker was?
  • Wat als de adviezen minder ingewikkeld waren om te lezen?
  • Wat als deze formulieren waarde toevoegen aan het re-integratietraject?

Daarbij willen we gemakshalve ook een aantal dingen behouden:

  1. Informatie
    In een nieuwe vorm moet de bestaande informatie die op het formulier aanwezig is, toegankelijk blijven.
  2. Vorm
    De vorm moet herkenbaar blijven voor de gebruikers. Dus het aantal pagina’s e.d.
  3. Veiligheid
    Als het gaat om de privacy moet deze van alle partijen gewaarborgd blijven.

Wat als een advies van de bedrijfsarts leesbaar zou worden aangeleverd?

headeruitleg 2

Heldere opbouw van gegevens

De gegevens van alle partijen staan hier op een heldere manier opgesomd, zonder details die niet relevant zijn voor het type document. Ze staan voor alle gebruikers op dezelfde plek, daardoor straalt het document rust uit.

Waar wil ik naar toe?

Omdat het nog steeds niet mogelijk is dat we in elkaars hoofden kunnen kijken is het ons inziens zinvol om de vraagstelling en het antwoord daarop op een document samen te voegen. Voor de bedrijfsarts wordt het makkelijker om advies te geven als hij volledig overziet wat er speelt. Los van de informatie in het consult is het daarom van waarde als je hem/haar een situatieschets voorlegd. Deze situatieschets kan standaard opgebouwd zijn uit 3 vragen: Welke stappen zijn gezet, Wat zijn de resultaten en waar wil jij met het traject naar toe?

Als je weet waar je naar toe wilt kun je ook bepalen wat je er voor nodig hebt. Dat is dus ook jouw vraag aan de bedrijfsarts: wat heb ik nodig om daar te komen?

vraag

Privacy waarborgenba

Met deze vorm en opbouw waarborgen we ook de privacy van alle partijen. Het weergeven van een BSN van de werknemer is volstrekt onnodig. Het is een persoonlijk registratienummer dat veelvuldig gebruikt wordt op dit soort documenten zonder reden. Een werknemer kan gevonden worden op voorletters, naam en geboortedatum. Ook het stellen van vragen aan de bedrijfsarts over de medische situatie is in deze vorm niet meer nodig. Tenslotte maken we de bedrijfsarts deelgenoot van onze weg en vragen we hem simpelweg wat we daarvoor nodig hebben. Het doet er dan ook niet toe te weten welke medicijnen gebruikt worden en wat de specialist in het ziekenhuis allemaal gezegd heeft.

Het prettige van deze vorm is ook dat de bedrijfsarts wat meer mens wordt in plaats van artificial intelligence. Hij hoeft geen cryptische omschrijvingen meer te gebruiken om duidelijk te maken dat hij geen informatie mag delen maar dat toch probeert. Het hele medische verhaal is in deze vorm niet meer relevant. Hij mag zijn visie geven op de mogelijkheden die er zijn voor de werkgever.

Waar de dienstverlener ook echt een dienst levert.

Deze ideeën zijn gebaseerd op onze ervaringen in het geven en lezen van adviezen van bedrijfsartsen en de zoektocht in het grote bos van onzekerheid waarin werkgevers zich bevinden. De suggesties die hier zijn beschreven zijn geenszins perfect en verdere uitwerking in bijvoorbeeld design en ontwerp zijn nodig om het te verfijnen en daarmee nog beter de doelen van alle partijen te kunnen bereiken.

Als dienstverleners zouden we ons allemaal ten doel moeten stellen om datgene wat geaccepteerd te ontrafelen en uit te dagen. Dit kan veel waarde toevoegen maar dan moeten we het wel onze missie maken om onze klanten een betere, simpelere en vereenvoudigde manier te bieden om hun ervaring met regie op verzuim te verbeteren.

Loading...
  • Nu een oplossing?

    Zonder aansluiting helpen wij je ook

    Los mijn dossier op

FFector Prepaid

Ben je al voorzien van een arbodienst en wil je toch graag een frisse blik en aanpak? Met de FFector Sneldiensten kun je zonder aansluiting gewoon genieten van New Skool HR.

  • Je kunt kiezen voor advies, begeleiding en bemiddeling in 1 voordeelbundel met een vaste prijs
  • Maatwerk en toch gelegenheid om flexibel effectieve ondersteuning in te zetten op (langlopende) verzuimdossiers.
  • Een troubleshoot abonnement waarmee we werkgevers ondersteunen bij complexe verzuimdossiers die directe ondersteuning vragen
  • Begeleiding van zieke ex-werknemers, ook nadat ze uit dienst zijn